Sorveglianza sugli archivi statali
Il patrimonio di un Archivio di Stato è in continuo incremento a motivo della documentazione che viene versata periodicamente dagli uffici statali che operano nel territorio provinciale. Non tutta la documentazione prodotta dagli organi amministrativi e giudiziari dello Stato, però, viene versata negli Archivi, ma solo quella che, trascorsi almeno trenta anni dalla definizione della pratiche, non è più necessaria alle esigenze di servizio ed è ritenuta di interesse per la trasmissione della memoria storica.
Per svolgere le delicate operazioni legate alla selezione della documentazione da conservare permanentemente, ciascun ufficio statale il cui territorio di competenza non sia inferiore alla provincia ha l’obbligo di istituire una Commissione di sorveglianza sul proprio archivio. Quest’ultima è un organo collegiale misto, costituito normalmente da: due funzionari dell’ufficio a cui appartengono gli atti; un funzionario archivista del competente Archivio di Stato in rappresentanza del Ministero dei beni e delle attività culturali e del turismo; un funzionario della Prefettura in rappresentanza del Ministero dell’Interno.
Uno dei compiti principali della Commissione è proprio quello di valutare quali atti siano da destinare alla conservazione perenne e quali possano essere inviati al macero perché non più occorrenti né ai fini amministrativi né a quelli della ricerca: per quest’ultimi si predispongono appositi elenchi che vengono inviati alla Direzione generale Archivi la quale rilascia il nulla osta alla eliminazione. La Commissione svolge anche altri compiti: in particolare, essa collabora alla definizione dei criteri di organizzazione, gestione e conservazione dei documenti prodotti dall’ufficio presso la quale è istituita, vigila sulla corretta tenuta dei suoi archivi corrente e di deposito, identifica gli atti di natura riservata.
Le Commissioni di sorveglianza sugli archivi sono previste dal Codice dei beni culturali e del paesaggio (approvato con D.lgs. 22 gennaio 2004 n. 42); la loro composizione e il funzionamento sono disciplinati dal DPR 8 gennaio 2001 n. 37 (Regolamento di semplificazione dei procedimenti di costituzione e rinnovo delle Commissioni di sorveglianza sugli archivi e per lo scarto dei documenti degli uffici dello Stato).
Il ruolo delle Commissioni di sorveglianza è pertanto di fondamentale importanza: dal loro corretto funzionamento dipende in buona parte la trasmissione della memoria storica attraverso i documenti.
Attualmente le Commissioni di sorveglianza attive in provincia di Potenza sono 40.