Suggerimenti per la consultazione
Tra i vari tipi di ricerca, quella d'archivio è tra le più appassionanti e ricche di soddisfazione, una volta superate le difficoltà iniziali ed acquisita la giusta metodologia di lavoro. Bisogna tener presente che gli archivi sono conservati secondo l’ordine originario che ebbero presso le amministrazioni che li produssero e per trovare i documenti che possono avere rilevanza informativa rispetto all’oggetto della ricerca è necessario conoscere la storia dei soggetti produttori ed il funzionamento delle passate amministrazioni. La migliore chiave di ricerca è allora la conoscenza della struttura istituzionale e delle procedure burocratiche del passato per ritrovare in che modo possono essere stati creati documenti in relazione a fatti o persone. Per orientarsi, insomma, bisogna in qualche modo rifarsi mentalmente contemporanei della documentazione che si sta cercando, secondo il principio archivistico « ricercare non le materie, ma le istituzioni »
Una volta individuati gli atti che interessano il proprio studio è opportuno considerarli parte di un insieme più grande, il complesso documentario di cui fanno parte, per comprenderne pienamente il significato, che è dato non dalla lettura del singolo testo, ma dal più generale contesto. Sin dall'origine infatti i documenti sono collegati dal vincolo archivistico, cioè da una rete di collegamenti, e rimandi, da una dialettica connessione che corrisponde alle competenze e alle attività del produttore. Per questo gli strumenti di ricerca di un archivio non sono, come nelle biblioteche, gli indici o i cataloghi, ma gli inventari, che danno conto della storia istituzionale che ha dato origine allo specifico fondo archivistico, e descrivono le unità che lo compongono secondo l’ordine e la specificità funzionale che sin da principio li hanno caratterizzati.
Per iniziare una ricerca sono poi fondamentali le guide, cioè strumenti di carattere generale che descrivono brevemente i fondi conservati in un uno o in più Istituti (come la «Guida generale degli Archivi di Stato italiani») oppure le tipologie di fonti (come la «Guida alle fonti per la storia del brigantaggio postunitario conservate negli Archivi di Stato»).
Spesso la consultazione di un archivio può essere agevolata da mezzi di corredo posti in essere già nell’ufficio di provenienza delle carte e quindi contemporanei alla documentazione. Si tratta in particolare di titolari, registri di protocollo, rubriche, indici e schedari che consentono una visione analitica degli affari trattati da un ufficio e la stessa utilizzazione dell’archivio che era possibile all’epoca della sua costituzione.
Le informazioni istituzionali fornite direttamente dagli archivisti e l’attenta lettura delle prefazioni agli inventari, che non sono erudite esercitazioni, permettono la migliore fruizione degli archivi. Solo una volta entrati nello spirito della magistratura, dell’ente, della persona che ha dato origine ai documenti è possibile identificare quello che può servire per una ricerca e richiedere i singoli pezzi d’archivio, indicandone la segnatura ovvero i dati che corrispondono al fondo, alla serie, al tipo di documento (registro, volume, busta, cassetta, cartella, pianta, ecc.) ed il numero specifico della singola unità.